Objetivo:

Emitir una guía de carga u hoja de ruta para el repartidor, incluyendo los comprobantes a repartir, pudiendo seleccionar comprobantes en forma individual o por zona o fecha de reparto, etc…

También, aquí aprenderá como cargar las cobranzas del reparto, en forma muy simple y casi automática.

El presente material no pretende ahondar en detalles, sino dar un vistazo rápido y general de los distintos procesos que hacen referencia al rubro Distribuidoras de Fiambres y Lácteos.

Conocimientos básicos

Esta guía presupone un conocimiento básico de las funciones de Alfa Gestión, aquí se explica cómo configurar y usar las opciones para generar guía de cargas para repartos.

Configuración General

Luego de instalar el sistema, Ingresamos a Utilidades –Configuración de Sistemas.

Vamos a la solapa Ventas, solapa Otros y tildamos las opciones:

• Habilitar Modalidad de Repartos (Incluir en Reparto)
• Comprobante de Venta Fijar Incluir en reparto
• Incluir en Reparto NO pide lugar de entrega (Opcional)
• Incluir en Reparto las Notas de Crédito (Opcional).
• Factura solo Pedidos Preparados (Si usa preparación de pedidos)
• Factura Cantidades Preparadas desde preparación

Ver siguiente Imagen.

Procesos

Carga de Pedidos

La carga de pedidos puede ser realizada por los vendedores utilizando nuestra aplicación SysMobile para celulares con Android, por carga desde el sistema, o por la web si tiene habilitada dicha opción.

Desde el Sistema, la opción es la siguiente: Ventas – Comprobantes – Notas de Pedido.

Aquí se informa el cliente, el sistema ya trae las listas y condiciones de venta establecida en el cliente, descuentos, etc…

Aquí el pedido se realiza por Bl, en los artículos que tenga configurado esa opción, en el caso de productos pesables. El precio del bulto se calcula con el precio del kilo por el peso del estimado del bulto, este peso puede variar cuando se pesa.

Facturación

Desde la opción Ventas, Carga de comprobantes, se realiza la Facturacion de estos pedidos preparados.

Al seleccionar el pedido, el sistema muestra las cantidades preparadas, el precio que haya sido seleccionado al cargar el pedido, finalmente se graba el comprobante y el pedido deja de estar pendiente para pasar al estado Facturado y queda pendiente para incluir en una guía de carga para reparto.

Una vez facturado, puede pasar al siguiente paso, Guía de carga.

Guía de Carga

El objetivo de este proceso, es indicarle al sistema que comprobantes salen a reparto, según zona, fecha, vendedor, etc.

Se indica también, quien es el chofer responsable, se emite opcionalmente una hoja de Ruta, un consolidado de productos cargados y un listado de la cuenta corriente de los clientes involucrados en esta guía.

Este módulo tiene una gran facilidad para organizar estas guías, permitiendo mover comprobantes de una guía a otra, según capacidad del vehículo, dejarlas pendientes, etc.

Incluso tiene la opción de escanear los comprobantes que hayan sido impresos con códigos de barra.

Cobranza por Reparto

Un módulo muy útil a la hora de cargar las cobranzas y rendición del reparto, ya que permite seleccionar en bloques varios comprobantes y cargar las cobranzas de una sola vez, sin la necesidad de entrar cliente por cliente para cargar la cobranza.

Desde esta opción también pude realizar otras operaciones, como ser:

Cargar comprobantes, como ser notas de crédito, débito o facturas, los comprobantes cargados desde aquí formaran parte del reparto seleccionado.

También puede ingresar cobranzas pendientes en cuenta corriente, no incluidas en el reparto actual , también puede ingresar gastos varios, a continuación se muestran las opciones adicionales que puede realizar aquí.

La siguiente pantalla, muestra la venta de gastos, desde aquí puede ingresar los gastos e ingresar un concepto.

Desde la opción Billetes, como se muestra en la pantalla principal, puede ingresar un conteo de billetes para que el sistema le muestre automáticamente si hay faltantes o sobrantes de caja; recuerde ingresar la cantidad de billetes no el importe.

Finalmente, desde el botón REPORTE de la pantalla principal, puede ser un resultado del reparto o la cobranza global, aquí el sistema realiza el calculo entre los billetes ingresados, las cobranzas y gastos, para calcular la diferencia.

Auditorias y controles

Para hacer una trazabilidad de comprobantes, controlas anulaciones, notas de créditos, conocer fechas y horas de cargas, usuarios y demás datos de control, está la opción Ventas, Control de comprobantes de Ventas, o Seguridad, Auditoria.

Informes

Comisiones

Uno de los informas fundamentales, es el de comisiones, previo al listado de comisiones es necesario definir los parámetros de comisión, ya que estos tienen muchas variantes, pueden ser por ventas, cobranzas, sobre costo, con iva, sin iva, por familias, rubros, etc…

Todas estas variantes se configuran en la ficha del vendedor.

Para emitir el informe, se accede a la opción Ventas, Reportes, Reporte de Comisiones.

Ranking de Ventas

Analizando las ventas, desde los productos vendidos, la opción más completa esta en el menú Stock, Reportes, Ranking de Ventas. En una sola pantalla encontrara decenas de informes donde podrá analizar la utilidad por producto, por cliente, por vendedor, por rubros, etc…

. Además, todos los informes están graficados opcionalmente.

Informes de deuda y cuenta corriente

Para conoce saldos de clientes, resumen de deudas, antigüedad y más, la opción es Ventas, Reportes, Reporte de Ventas.

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