El presente material no pretende ahondar en detalles, sino dar un vistazo rapido y general de los distintos procesos que hacen referencia al rubro Distribuidoras de Fiambres y Lacteos.

Conocimientos bàsicos

Antes de comenzar con el uso del sistema, es importante conocer las opciones más utilizadas, entre ellas, podrá ver las barras de herramientas en la mayoría de las pantallas del sistema,

Barra de Herramientas para los procesos de Actualizaciones

(Altas/Bajas y Modificaciones)

Botones	Funciones.
	F3: Activa proceso de Altas.
	F10: Activa proceso de Bajas/Anulaciones.
	F4: Activa proceso de Reportes.
	F5: Activa proceso de Consulta.
	F6: Activa proceso de Planilla de Datos.
	Esc:Activa Cancelación de campo editado.
	F2:Activa proceso de Grabación.
	Esc:Cierra la Ventana actual.

Barra de Herramientas para los procesos de Reportes

Botones	Funciones.
	F7:Activa proceso de Consulta Reportes. Al generar un Reporte por pantalla podremos realizar funciones:
	F8:Activa proceso de Reportes, enviando los listados directamente a la Impresora.
	F5:Activa proceso de Consulta.
	Esc:Cierra la Ventana actual.

Barra de Herramientas del Reporte por Pantalla

	Permiten el desplazamiento por las hojas del Reporte.
	Permite la impresión del Reporte
	Permite la configuración dela impresora.
	Permite exportar el Reporte generando otro archivo.
	Permite definir visualizar el reporte especificando el zoom.
	Permite realizar Búsquedas.

Al realizar una Búsqueda, tenemos que definir el parámetro de búsqueda. Por ejemplo dentro del reporte se desea ubicar al Legajo con apellido Pérez , debemos ingresarla en la ventana y luego hacer clic en

, aparece señalizada la búsqueda.

Abreviatura Comprobantes

Ventas		Compras		Contable		Stock
Cod.	Descripción	Cod.	Descripción	Cod.	Descripción	Cod.	Descripción
TK	Ticket	SCOT	Solicitud Compra	CC	Cpte. Contable	RM	Remito
TKFC	Ticket Factura	FCC	Factura	CJA	Cpte de Caja	SI	Saldo inicial
NC	Nota de Crédito	NCC	Nota de Credito	LT	Liquidaciones	IR	Informe de Recepción
ND	Nota de Débito	NDC	Factura			VS	Vale de Salida
FC	Factura	PG	Pago
CBCT	Cobranza Contado	OPG	Orden de Pago
CB	Cobranza
NP	Nota de Pedido
RM	Remito

Configuración Inicial

El sistema Alfa Gestión, se adapta a cientos de rubros, para dejarlo

Configuración General

Luego de instalar el sistema, Ingresamos a Utilidades –Configuración de Sistemas.

Vamos a la solapa Ventas, solapa Otros y tildamos las opciones:

Habilitar Modalidad de Repartos (Incluir en Reparto)

Comprobante de Venta Fijar Incluir en reparto
Incluir en Reparto NO pide lugar de entrega (Opcional)
Incluir en Reparto las Notas de Crédito (Opcional).
Factura solo Pedidos Preparados (Si usa preparación de pedidos)
Factura Cantidades Preparadas desde preparación

Ver siguiente Imagen.

En cada cliente que da de alta, debe indicarle en el sistema si corresponde incluir en reparto o no. Esto se realiza desde Archivos, Maestros Clientes. Ver imagen.

Una vez realizadas las configuraciones generales vamos a habilitar los Rubros o Familia. Esto es dependiendo la forma de trabajo del cliente.

Alta de Rubros:

Archivos – Tablas – Tablas de referencia – Rubro.

En esta pantalla vamos a asignar un código de asociado al rubro y una descripción (Esto nos va a servir para agrupar los artículos por rubro y realizar modificaciones, aumentos globales, diferentes tipos de informes asociados al rubro).

Alta de Familias

Archivos – Tablas – Tablas de Familias

Dentro de Familias, podemos crear una Familia y crear SUB-familias, de esta manera podemos imputarlo las familias o subfamilias a los artículos.

En esta misma pantalla, podemos cargar el Mark-Up o Margen de ganancia de dos maneras:

*Global (Aumentar todas las clases de precios con el mismo margen de ganancia

*Individual con Formulas: Aquí podemos crear un margen de ganancia para cada clase de precio. Ver Imagen.

Una vez que tenemos los rubros o familias creados, podemos dar de alta los artículos y asociar lo que corresponda.

Alta de Artículos

Archivos – Maestros – Artículos

Para el módulo de distribuidoras, hay varias opciones adicionales para configurar:

*Tildar opción “Articulo para Balanza (Si el producto es pasable) y * Pide equivalencia (Si desea llevar el stock en Kilos y Bultos o Piezas)

En la imagen vemos que la Unidad de Medida se expresa en KG (Esto se debe a que el valor del artículo es por KG) Es importante elegir la unidad de medida correcta.

Y vemos las dos opciones a tildar.

Dentro de la solapa: Mas datos, debemos elegir la unidad de medida para Toma de Pedidos.

*UD (Unidad de Medida) para transporte, esta opción se genera para que todas las notas de pedidos se carguen en BL (Bultos)

Ej: En la siguiente imagen vemos que el artículo está cargado en KG pero en transporte ingresamos BL y creamos una equivalencia, en este caso, le decimos al sistema que 1 Bulto es igual a 4KG

Una vez que tenemos asociados los artículos a su rubro y familia, podemos pasar a la carga de nota de pedido.

Procesos

Carga de Pedidos

La carga de pedidos puede ser realizada por los vendedores utilizando nuestra aplicación SysMobile para celulares con Android, por carga desde el sistema, o por la web si tiene habilitada dicha opción.

Desde el Sistema, la opción es la siguiente: Ventas – Comprobantes – Notas de Pedido.

Aquí se informa el cliente, el sistema ya trae las listas y condiciones de venta establecida en el cliente, descuentos, etc…

Aquí el pedido se realiza por Bl, en los artículos que tenga configurado esa opción, en el caso de productos pesables es lo mas conveniente. El precio del bulto se calcula con el precio del kilo por el peso del estimado del bulto, este peso puede variar cuando se pesa.

Preparación de Pedidos

Cuando están todas las Notas de Pedidos cargadas en el sistema, se procede a ingresar en la opción Logistica, Preparación de Pedidos.

Seleccionar los que desea preparar, y hacer clic en Detalle por pedido para comenzar la preparación.

En la siguiente pantalla, puede comenzar a completar el pedido.

Ver siguiente imagen.

Al hacer clic en Pesar, se abre la siguiente pantalla, para ingresar el peso de cada producto marcado en el sistema como pesable.

Algunas particularidades a tener en cuenta, haciendo clic en Configurar Balanza y Otros.

Se puede establecer un límite de diferencia en el peso de todos los productos, o de los productos de una familia en particular, este límite se establece en %.
Se puede establecer el peso de la bandeja donde se pesan los productos, el sistema pedirá la cantidad de bandejas, descontando el peso de estas del total del producto pesado.
Se puede configurar que el sistema imprima una etiqueta con los datos del pedido y cliente, para facilitar su reparto y entrega.

Al Finalizar la preparación del pedido, recordar marcarlo como finalizado, ver imagen.

En caso de faltante de algún producto, se puede ingresar un sustituto, dando doble clic sobre el código del articulo a sustituir.

Si un pedido no se completó, o sea, quedaron faltantes, el sistema preguntara si desea dejar este faltante como un pedido pendiente o desea cerrarlo definitivamente sin importar el faltante.

La siguiente imagen corresponde a un consolidado para preparación de pedidos.

Facturación

Desde la opción Ventas, Carga de comprobantes, se realiza la Facturacion de estos pedidos preparados.

Al seleccionar el pedido, el sistema muestra las cantidades preparadas, el precio que haya sido seleccionado al cargar el pedido, finalmente se graba el comprobante y el pedido deja de estar pendiente para pasar al estado Facturado.

Una vez facturado, puede pasar al siguiente paso, Guía de carga.

Guía de Carga

El objetivo de este proceso, es indicarle al sistema que comprobantes salen a reparto, según zona, fecha, vendedor, etc.

Se indica también, quien es el chofer responsable, se emite opcionalmente una hoja de Ruta, un consolidado de productos cargados y un listado de la cuenta corriente de los clientes involucrados en esta guía.

Este módulo tiene una gran facilidad para organizar estas guías, permitiendo mover comprobantes de una guía a otra, según capacidad del vehículo, dejarlas pendientes, etc.

Incluso tiene la opción de escanear los comprobantes que hayan sido impresos con códigos de barra.

Cobranza por Reparto

Un módulo muy útil a la hora de cargar las cobranzas y rendición del reparto, ya que permite seleccionar en bloques varios comprobantes y cargar las cobranzas de una sola vez, sin la necesidad de entrar cliente por cliente para cargar la cobranza.

Desde esta opción también pude realizar otras operaciones, como ser:

Cargar comprobantes, como ser notas de crédito, débito o facturas, los comprobantes cargados desde aquí formaran parte del reparto seleccionado.

También puede ingresar cobranzas pendientes en cuenta corriente, no incluidas en el reparto actual , también puede ingresar gastos varios, a continuación se muestran las opciones adicionales que puede realizar aquí.

La siguiente pantalla, muestra la venta de gastos, desde aquí puede ingresar los gastos e ingresar un concepto.

Desde la opción Billetes, como se muestra en la pantalla principal, puede ingresar un conteo de billetes para que el sistema le muestre automáticamente si hay faltantes o sobrantes de caja; recuerde ingresar la cantidad de billetes no el importe.

Finalmente, desde el botón REPORTE de la pantalla principal, puede ser un resultado del reparto o la cobranza global, aquí el sistema realiza el calculo entre los billetes ingresados, las cobranzas y gastos, para calcular la diferencia.

Auditorias y controles

Para hacer una trazabilidad de comprobantes, controlas anulaciones, notas de créditos, conocer fechas y horas de cargas, usuarios y demás datos de control, está la opción Ventas, Control de comprobantes de Ventas, o Seguridad, Auditoria.

Informes

Comisiones

Uno de los informas fundamentales, es el de comisiones, previo al listado de comisiones es necesario definir los parámetros de comisión, ya que estos tienen muchas variantes, pueden ser por ventas, cobranzas, sobre costo, con iva, sin iva, por familias, rubros, etc…

Todas estas variantes se configuran en la ficha del vendedor.

Para emitir el informe, se accede a la opción Ventas, Reportes, Reporte de Comisiones.

Ranking de Ventas

Analizando las ventas, desde los productos vendidos, la opción más completa esta en el menú Stock, Reportes, Ranking de Ventas. En una sola pantalla encontrara decenas de informes donde podrá analizar la utilidad por producto, por cliente, por vendedor, por rubros, etc…

Además, todos los informes están graficados opcionalmente.

Informes de deuda y cuenta corriente

Para conoce saldos de clientes, resumen de deudas, antigüedad y más, la opción es Ventas, Reportes, Reporte de Ventas.

Requerimientos Generales del Rubro Fiambrería y Lácteos

Todos estos requerimientos y muchos más, son cubiertos por Alfa Gestion.

Gestion de fiambrerías conectadas con las balanzas de las mismas. (modificación de precios, stock, cierre de cajas).
Comisión por distinta subfamilia, sobre precio de costo y sobre cobrado, primas por objetivos desde el sistema.
Poder auditar las notas de créditos, comprobantes anulados, etc.
Ordenar listado de deudas de los clientes de cada vendedora por zona, y dentro de cada zona por fecha de comprobante. Etc.
Lista de Precios Filtrar que artículos quiero que salgan por Marcas, Familias, Subfamilias, etc..
Descuento máximo por vendedor y/o condiciones de ventas.
Lista de Precios asignado por cliente.
Al hacer una factura no dejar modificar el precio de venta, solamente permitir agregar un descuento hasta el permitido por vendedor, según nivel de autorización de usuario.
Bloquear pedidos, si al prepararlo desde expedición se alejan del promedio de kilos por unidad.
Que tenga guía de carga y hoja de ruta.
Como pasar pagos de boletas anteriores (boleta contra boleta) desde la hoja de ruta.

12. Carga rápida de cobranzas por repartos completos o parciales, control de gastos por repartos.

13. Cierre de caja diario.

Stock por unidades y kgs.
Ordenes de compras.
Existencias críticas, productos con poca rotación, valorización de las existencias.