Recomendaciones para mantener seguro sus datos

Para mantener seguro sus datos y que no sean modificados o borrados por error u omisión, le recomendamos seguir los siguientes pasos:

Fechas de cierre

Desde el menú utilidades, fechas de cierre, el sistema posee una serie de trabas para evitar que los usuarios puedan modificar datos fuera del rango de fechas permitidas.

Las opciones son las siguientes:

FECHA OPERATIVA POSIBLE:

Fuera del rango de fechas indicado, el sistema no permitirá ingresar información, todas las opciones del sistema que generen movimientos contables, son controladas por estas fechas.

• Mantener la fecha Hasta, con la fecha del día, para evitar cargar fechas posteriores al día actual, salvo que así lo deseen, para esto, con solo tildar la opción indicada, el sistema automáticamente, cada dia, cambiarà esta fecha.
• La fecha Desde, conviene mantener siempre un rango no mayor a dos meses o lo que consideren prudente, para evitar modifiquen o borren datos anteriores a ese periodo.

  En caso de definir una metodología de trabajo, puede solicitarnos que automaticemos el cambio automatico en el rango de fechas.

VENTAS:

• Normalmente, al presentar la declaración jurada de iva Ventas, se debe cerrar esta fecha. Aquí pondría el ultimo dia presentado, de esta forma no se modificarán los libros de iva ventas.

   

COMPRAS:

• Normalmente, al presentar la declaración jurada de iva Compras, se debe cerrar esta fecha. Aquí pondría el ultimo dia presentado, de esta forma no se modificarán los libros de iva compras.

CAJA:

• Esta fecha impide que se carguen, modifiquen o borren movimientos de caja, anteriores a la fecha informada.

STOCK:

• Normalmente, se informa la fecha de cierre al realizar un inventario, esta fecha también se ve afectada por las de fechas ventas y compras, ya que el sistema no permitirá modificar un movimiento de stock anterior una fecha de cierre de ventas, o compras o stock.

   

CONFIGURACION DEL SISTEMA

Desde la opción del menú, Utilidades, Configuración del sistema, solapa “Gestion Contable, General”, recomendamos desmarque la opción “Modificar asientos”, como se indica en la imagen siguiente:

Lo más recomendable, es que todo movimiento contable tenga un contra asiento si es necesario corregir algo. En caso de ser extremadamente necesario borrar un asiento, puede marcar esta opción, realizar los cambios y luego volver a marcarlo.

AUTORIZACION DE TAREAS

Esta es otra opción que deberá analizar con atención, ya que desde esta opción se dan los siguientes permisos:

1. Desde la solapa “Opciones del Menú”, se da acceso a ellas. Recuerde que puede crear grupos de usuarios. Vendedores, cajeros, administradores, etc… asignar tarea al grupo y luego, a los usuarios asignarle un grupo.

   Aquí también se le asigna la unidad de negocio, caja y deposito que habitualmente utiliza el usuario, en case que tenga varias.

2. Desde la opción atributos operativos, se le brinda acceso a diversas operaciones desde el modulo Ventas, al facturar. Tambien aquí tiene la opcion de habilitar o no al usuario a “Modificar Asientos o Anular Asientos”, como aclaramos anteriormente, esto debe estar restringido al administrador o mejor, a nadie y habilitar en casos excepcionales.

   

   Solapa “Otros Atributos”, aquí hay algunas opciones importantes, como ser:

   Administrador del sistema: Permite que el usuario cambie unidad de negocio, cambio o vea todas las cajas y acceso a algunas opciones de configuración de módulos particulares, como ser, listas de precios, form toma de stock, etc…

   Administracion Central: Únicamente habilita a ver todas las cajas y poder hacer transferencias entre ellas sin limitaciones.

   Modifica productos cargados en comprobantes: Esta opcion, al estar tildada, el cajero/usuario puede cambiar y modificar libremente la carga de comprobantes, borrar articulos y agregar, pero si destilda esta opcion, el sistema impide se modifiquen o borren los productos cargados, esto es ideal para cajeros de punto de venta, ya que para corregir un producto debera llamar al responsable, quien con una clave especial puede hacer la corrección. Es importante tener en cuenta que el sistema registra todas las cancelaciones de comprobates para su posterior auditoria.

3. Ver Proforma: El sistema habilito o no, las opciones de Proforma. Si no está marcada esta opción, el usuario no podrá emitir proformas, ni visualizarlas.

   

4. Finalmente, desde la opción “Cobranzas”, puede seleccionar los medios de paga que le es permitido utilizar al usuario.

Recomendamos, que cada una de las opciones aquí mencionadas, solamente tengan autorización las personas responsables de administrar el sistema, especialmente las opciones de Utilidades Avanzadas, como ser:

Renumeracion Fisica de comprobantes

• Eliminacion Fisica de comprobantes
• Modificacion de Comprobantes de Ventas
• Recodificacion de Articulos
• Recodificacion de Plan de cuentas

etc…

Seguridad – Control – Auditoria