Presentamos a continuación un breve instructivo del módulo Alfa Gestión de Hoteles.
Pantalla de Inicio:
Primero debemos ingresar la fecha operativa a consultar, y presionar el botón “Cargar”. Esto nos traerá las habitaciones cargadas, con su respectivo estado.
Los estados posibles son.
- Libre (L)
- Libre (pendiente de limpieza) (LPL)
- Sale en el Día (SD)
- Ocupado (OC)
- Ocupado por liberar (OPLI)
- Ocupado (pendiente de limpieza) (OPLM)
- En Limpieza (EL)
- Reservada (R)
- Mantenimiento / Reparación (MR)
- Bloqueada (B)
Hay 2 maneras de continuar.
- Cargar una reserva (Reservarla)
- Abrir la habitación (Ocuparla)
Para reservar una habitación podemos presionar el botón “Reservas” (abajo a la izquierda) o Ir a la pestaña “Reservas” (ultima pestaña).
1-CARGAR UNA RESERVA:
Pantalla de Reservas:
Primero debemos ingresar el rango de fechas a consultar (por default trae el día actual + 30 días), y presionar buscar. Esto nos traerá el detalle, informándonos el estado de la habitación en cada fecha. Podemos filtrar por tipo de habitación, o solamente las disponibles.
Aquí podemos:
- Reservas una habitación libre.
- Cancelar una reserva.
- Imprimir el cupón de reserva.
Reservar Habitación:
Para hacer una reserva debemos seleccionar la fila de la habitación, el periodo de fechas, y presionar el botón “Reservar”. En la imagen se puede ver que se está seleccionando la habitación 10, del 23/09/2016 al 26/09/2016.
Al presionar el botón “Reservar” se abrirá una ventana que traerá el rango de fechas y la habitación seleccionados (Estos se pueden cambiar).
Se una vez confirmada la fecha y hora de entrada y salida, debemos ingresar el número de documento del dueño de la reserva (CUIT, CUIL, DNI, etc.), al ingresarlo y presionar Enter, obtendrá los datos de AFIP, en caso de estar registrado, si no podrá ingresarse manualmente. Son datos obligatorios el Numero de documento, Nombre y Teléfono. Se puede agregar una observación adicional.
En la grilla de la derecha se deben ingresar la(s) habitación(es) que se desea reservar, y la cantidad de personas que ocupara cada habitación. Una vez ingresado todos los datos se debe guardar con el botón” Guardar” o presionar F2.
Esto nos dará la opción de imprimir el cupón de reserva.
Desde ese momento la habitación pasa a estar reservada esperando que la ocupen.
Si volvemos a consultar la grilla de reservas veremos como aparece la habitación recién reservada.
Cancelar una Reserva.
Para cancelar una reserva solo debemos seleccionar un día de la reserva y presionar el botón “Cancelar Reserva”. En el caso de ser la única habitación de la reserva se anulara completamente, si tiene mas habitaciones solo se anulara la habitación seleccionada.
Imprimir Cupón de Reserva.
Para imprimir el cupón de reserva, debemos pararnos sobre una fecha de la reserva y presionar el botón “Impr. Reserva”, esto nos mostrara el cupón de la reserva. Si hay mas de una habitación en la reserva, se mostraran todas.
2-ABRIR LA HABITACIÓN (OCUPARLA):
Se pueden ocupar las habitaciones en 2 estados:
- Ocupar una habitación reservada
- Ocupar una habitación libre.
Para ambos casos hay que seleccionar la habitación y darle doble clic.
1) Si la habitación está reservada, mostrara un mensaje de solicitud para ocupar la habitación, confirmándolo, automáticamente se cambiará el estado de Reservada a Ocupado.
2) Si la habitación está libre, al darle doble clic, se abrirá una pantalla similar a la de reserva, de igual manera, debe cargar los datos de la misma y las habitaciones afectadas, pero al guardarla, pasará a estar ocupada automáticamente.
Cambiar estado de habitación
Para cambiar el estado de una habitación (por ejemplo, cuando se tiene que limpiar, o se tiene que hacer mantenimiento, etc.) debemos seleccionarla, y presionar el botón derecho del mouse. Nos mostrara un menú con la opción cambiar estado.
Según el estado de la habitación seleccionada serán los disponibles para cambiar.
Una vez que la habitación está ocupada podemos cargarle consumos. Para eso debemos hacer doble clic sobre una habitación ocupada, y nos mostrara el detalle de lo facturado actualmente. El primer ítem es el precio por la habitación, según el tipo de la misma (previamente configurado).
Desde aquí se puede cambiar de habitación al huésped o cerrarla y facturarla.
Maestros y configuración
Desde la pestaña configuración se podrá administrar la aplicación, como también los maestros.
Presionando el botón “Ir a Configuración General”, nos mostrara una pantalla donde podremos establecer varios parámetros, como el motivo de venta por default, la lista de precios a utilizar entre otros.
A la derecha encontramos la cantidad de habitaciones del hotel. Debemos ingresar el total de habitaciones, y estas se crearán automáticamente en el sistema, y debajo podremos ingresar las clases de precio a utilizar por cada temporada.
Volviendo a la pestaña configuración, podremos ingresar al maestro de habitaciones presionando “Actualización de Habitaciones”. Nos mostrara el detalle de todas las habitaciones, y haciendo doble clic podremos ingresar al detalle.
Desde allí podremos cambiar los datos básicos de la habitación.
En la parte superior tenemos el botón “Actualización de Tipo Habitaciones”, ahí podremos ingresar para dar de alta, eliminar o modificar los tipo de habitaciones. Aquí podremos ingresar el precio por temporada y los datos básicos.
Gestión de Temporadas:
Desde el botón “Gestión de Temporadas”, podremos indicar el rango de cada temporada. Se puede cambiar el color de cada una presionando el botón “…” que se encuentra al lado de cada una de ellas.
Para asignar una fecha a una temporada, se debe seleccionar la temporada y luego presionar los días que pertenezcan.
